Bir projeyi yürütmeye başlamadan önce kapsamı fazlara, teslimatlara ve görevlere ayırmak; iş sırasını ve her adımın amacını görünür kılar. WBS proje yönetim araçları, bu yapıyı yalnızca planlama belgesi olarak bırakmadan günlük çalışmaya aktarır.
Bitrix24'te proje yapısını görevlerle ilişkilendirebilir, benzer çalışmalar için şablonlardan yararlanabilir ve görevlerin zaman çizelgesindeki yerini Gantt görünümünde inceleyebilirsiniz. Proje ilerledikçe görevleri ve tarihleri güncelleyerek başlangıç planını mevcut çalışmayla uyumlu tutabilirsiniz.
WBS görevlerini proje takviminde inceleyin
WBS'nin zaman boyutunu görmek, görevlerin hangi sırayla ilerlediğini ve fazların takvimde nasıl yerleştiğini değerlendirmeyi kolaylaştırır. Gantt görünümünde görev tarihlerini ve proje içindeki konumlarını birlikte inceleyebilirsiniz.
Plan uygulamaya geçtiğinde tarihleri güncelleyerek zaman çizelgesini mevcut ilerlemeye göre yeniden düzenleyin.
Kapsamı fazlardan görevlere indirin
WBS'nin amacı, büyük hedefi yönetilebilir iş parçalarına ayırmaktır. Önce analiz, tasarım veya uygulama gibi fazları belirleyin; ardından her fazın teslimatlarını ve bu teslimatları tamamlamak için gereken görevleri tanımlayın.
- Fazları ve beklenen çıktıları ayırın.
- Teslimatları tamamlanabilir görevlere bölün.
- Planı proje ekibinin uygulayacağı ayrıntı düzeyinde tutun.
Plan öğelerini yürütülebilir görevlere dönüştürün
Hiyerarşik bir WBS, görevlerle ilişkilendirilmediğinde uygulamayı yönlendirmekte zorlanır. Teslimatların altındaki işleri görevlere dönüştürmek; sorumluları, tarihleri ve ilerlemeyi planın bağlamı içinde takip etmenizi sağlar.
Böylece ekip üyeleri yalnızca kendilerine atanan işi değil, bu işin hangi faza ve teslimata katkı sunduğunu da görür.
Tekrarlanan işler için WBS şablonları oluşturun
Benzer projelerde aynı fazlar ve teslimatlar tekrar ediyorsa, planı her seferinde sıfırdan kurmak yerine bir şablon kullanabilirsiniz. Standart görev yapısı, yeni projenin başlangıç planını daha hızlı oluşturmanıza yardımcı olur.
Şablonu projenin kapsamına ve takvimine göre uyarlayarak yalnızca değişen görevleri düzenleyin. Böylece ekip, benzer projelerde tutarlı bir planlama yaklaşımı izler.
Planı proje ilerledikçe güncelleyin
WBS, proje başında hazırlanıp sabit kalan bir belge değildir. Kapsam değiştiğinde görev eklemek, tamamlanan işleri işaretlemek ve tarihleri düzenlemek; planın gerçek çalışmayı yansıtmasını sağlar.
Bu güncellemeler, başlangıçtaki yapı ile mevcut durum arasındaki farkı görmenize ve planlama, uygulama ve kapanış adımlarını aynı proje akışı içinde sürdürmenize yardımcı olur.
Sorumlulukları teslimat bağlamında takip edin
Bir görevin yalnızca kime atandığını değil, hangi teslimata hizmet ettiğini de bilmek önceliklendirmeyi kolaylaştırır. Ekip üyeleri kendi işlerini üst düzey hedefle ilişkilendirerek hangi çıktıyı desteklediklerini anlayabilir.
Proje yöneticisi de ayrıntılı görevleri fazlar ve teslimatlarla karşılaştırarak planın hangi bölümünde çalışıldığını izleyebilir.
